ICTツールを活用した業務効率化事例について

＜本ページは、主にDXに取り組む自治体担当者、またはICTの知識がある方を対象としています。＞

真岡市DX戦略計画（令和4年3月策定）において、「デジタル技術の活用により、アナログの価値を高め、新たな価値を、全ての市民及び関係者に継続的に届け、誰一人取り残さない、やさしい都市（まち）の実現」をミッションとして掲げております。

限られた予算・人員の中で、一人ひとりの状況に応じたきめ細かいサービスで提供できるようにするためには、徹底した業務効率化により生産性を向上する必要があります。
この業務効率化の手段として、ルールの見直しや業務フローの再構築、ICTツールの活用が有効であると言われています。

ここでは、本市における業務効率化の取組事例を紹介します。
なお、ここで紹介するシステムは全てOSS（オープンソースソフトウェア）を活用し、職員が内製しているため、ソフトウェア費、構築費は全て無料です（ハードウェア費、人件費除く）。
 

Web会議システムによる移動時間等の削減

令和2年4月、コロナ禍の影響により密にならない状態で業務を行う必要性が生じたことをきっかけに、真岡市Web会議システムを構築しました。
Web会議システムを使用することで、会議室の確保や準備片付けにかかる時間の削減、参加者の移動時間の削減が図られています。（場所の制約からの解放）
また、本システムは、インターネットに接続せず、庁内で完結するシステムであるため、機密性の高い情報であっても外部への流出の危険がなく安全に使用することができます。

参考 Jitsi Meet（オープンソースビデオ会議システム）

ローコードツールによる庁内情報共有強化

令和5年1月に真岡市オンライン申請システムを公開し、行政手続や各種講座申込等のオンライン化を推進しています。手続のオンライン化にあたり、ローコードによる情報共有ツールを活用しています。
今までは、表計算ソフトをやり取りしていましたが、ローコードツールを使用することで、複数の職員が同時編集可能になり、編集履歴も自動でシステム上に残ることから、業務担当部署とDX推進部門がリアルタイムで同じ情報を共有することが可能となり連携が強化されました。

参考 Pleasanter（オープンソースノーコード・ローコード開発ツール）

動画共有システムによる説明会のオンデマンド化

新規事業やイベントなどの説明会は、会議室に一同して開催するのが通常でしたが、1で挙げたWeb会議システムを使用する方式も一般的になってきました。
しかし、Web会議方式においても予定が合わずに参加できない、また説明を繰り返し聞きたいというニーズを満たすことはできません。
そこで、動画共有システムを構築し活用することで、主催者は会場や開催日の調整が不要となり、参加者はいつでも、繰り返し視聴することが可能となりました。（時間の制約からの解放）

参考 AVideo（オープンソース動画共有システム）